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ERP技巧:准时制(JIT)采购的战略价值及实施

[日期:2012-05-08] 来源:万方数  作者:冯文龙 [字体: ]

  准时采购也叫JIT采购法,是一种先进的采购模式,是一种管理哲理。它的基本思想是:在恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供恰当的物品。它是从准时生产发展而来的,是为了消除库存和不必要的浪费而进行的持续性改进。

  准时化生产系统JIT是近四五十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统,最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司。JIT 系统是指企业在生产自动化、电算化的情况下合理规划并大大简化采购、生产及销售过程,使原材料进厂到产成品出厂进人市场的整个过程能够紧密的衔接,尽可能减少库存从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、提高劳动生产率以及综合经济效益目标的一种先进生产系统。

  一 准时制采购与传统采购的区别

  准时制采购与传统采购有着本质的区别,为了便于比较,我们首先将这些主要区别归纳成表并作分析。从上表我们可以看出两者的主要区别表现于下:

  (一)基本性质

  传统的采购是为库存而采购的。它一方面满足商品生产得以大批量进行,并且规模经济的作用日益凸现,现代工业的生产凭借强大的生产能力和低成本,为广大的消费者带来经济上的收益并实现了大规模市场的需要,从而迅速提高了整个社会的消费水平;另一方面是为了能够及时交货。出于这两个目的,这时的采购宗旨主要是为了保障标准化产品生产的顺利进行和充分供应使得规模生产不断延续,所以这一阶段的采购行为大多是成批、标准化采购,也正因为如此,在传统的采购模式中,采购的目的很简单,就是为了补充库存,即为库存而采购。采购部门并不关心企业的生产过程,不了解生产的进度和产品需求的变化。因此采购过程缺乏主动性,采购部门制定的采购计划很难适应制造需求的变化。

  跨人12世纪,随着一体化物流和供应链管理的蓬勃发展,企业的生产方式又潜移默化地经历了到按单设计生产的方向转化。所谓按单设计生产主要是企业收到客户订单后,对产品进行设计、制造,然后按顾客的需要进行分销配送。按单设计生产它完全是体现了单个顾客自身的特定需求和偏好,其差异化的程度和增值能力要比以往任何时候都要强。

  在供应链管理模式下,采购活动是以订单驱动方式进行的,制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的,然后,制造订单驱动采购订单,采购订单再驱动供应商。这种准时化的订单驱动模式,使供应链系统得以准时响应用户的需求,从而降低了库存成本,提高了物流的速度和库存周转率。

  (二)供应商的数量

  传统的采购模式通常是多头采购,供应商的数目较多企业与供应商的关系是通过价格竞争而选择供应商的短期合作关系。基于时间的采购采用的是较少的供应商,甚至只选择一个供应商,且与供应商的关系是长期合作关系。供应链管理环境下准时采购模式中的供应商数量较少,甚至采取单一供应商。这种变化给企业带来的竞争优势有:可以使供应商获得长期订货和内部规模经济效益,从而降低产品的价格。有利于供应商与采购商之间建立长期稳定的战略合作关系,保证产品质量的可靠稳定。供应商管理比较方便,也有利于降低采购成本。有利于供需之间建立长期稳定的合作关系,质量上比较保证。

  (三)对供应商选择标准

  与传统采购模式不同的是,在JIT采购模式中,由于供应商和用户是长期的合作关系,供应商的合作能力将影响到企业长期经济利益,因此,对供应商的要求就比较高。JIT 采购采取单源供应,因而对供应商的合理选择就显得尤为重要。可以说,能否选择到合格的供应商是ITJ 采购能否成功实施的关键。合格的供应商应具有较好的技术、设备条件和较高的管理水平,可以保障采购的原材料和外购件的质量,保证准时按量供货。在选择供应商时,需要对供应商按照一定标准进行综合评价,这些标准应包括产品质量交货期、价格、技术能力、应变能力、批量柔性的均衡、地理位置等,而不像传统采购那样主要依靠价格标准。

  (四)信息沟通方式

  传统采购方式是非信息对称的博弈过程,供应商对企业生产过程的信息不了解,也无需关心企业的生产活动。同时各级企业都无法共享信息,那不可避免地会产生需求信息的扭曲现象即"牛鞭效应"。

  准时化采购要求供应与需求双方信息高度共享,保证供应与需求信息的准确性和实时性。由于双方的战略合作关系,企业在生产计划、库存、质量等各方面的信息都可以及时进行交流,以便出现问题时能够及时处理。实施采购,就要求供应商和制造商之间进行有效的信息交流。信息内容包括生产作业计划、产品设计、工程数据、质量、成本、交货期等。只有供需双方进行可靠而迅速的双向信息交流,才能保证所需的原材料和外购件的准时供应,同时充分的信息交流可以增强供应商的应变能力。而现代信息技术的发展,如EDI、电子商务等,为有效的信息交换提供了强有力的支持使供应与需求双方信息高度共享,供应与需求信息传递的准确性和实时性成为现实。

  二 JIT采购的战略价值

  准时生产的基本思想是只在需要的时候,按需要的量生产所需的产品,是在多品种、小批量混合生产条件下高质量低消耗的生产方式,其核心是追求无库存的生产系统或使库存最小化。所以,准时采购模式建立在供需双方互利合作的战略伙伴关系的基础上,当需求商对原材料或半成品的需求产生时,有能力适时地从供应商处得到质量可靠的所需物料。它的战略价值表现在:

  (一)大量减少库存

  "库存为万恶之源",通过采用基于时间的采购,可以大量减少原材料和外购件库存。根据国外一些咨询机构的测算,采用该方法,可以使原材料和外购件的库存降低40%-80%。库存的降低,也可导致流动资金的减少,加速流动资金的周转。同时也有利于节省原材料和外购件库存占用的空间,从而降低库存成本。美国著名的惠普公司在实施JIT采购模式1年后其库存降低了40%,施乐欧洲公司仓库库存从3个月的供给下降到半个月。而据国外专业机构测算40%的降幅只是一般水平,有些企业的降幅甚至达到58%。

  (二)提高采钩件的质量

  当企业采用基于时间的采购时,供应商参与到制造商的产品设计与制造过程。这样,供应商就可以在原材料和零部件的性能和功能方面提供有关信息,为实施产品开发创造条件,从而提高采购物品的质量。

  为从根源上保障采购质量,供应商必须参与制造商的产品设计过程,制造商也应帮助供应商提高技术能力和管理水平。美国IBM公司企业战略中的重要一环就是帮助供应商建立供应体系,以实现真正的本地化采助供应。这不仅对供应商有利,对IBM也很有帮助。为此,IBM建立一个开放、兼容的信息平台,在此基础上,IBM可以详细地了解供应商的生产流程,介人产品设计、生产、质量控制等过程,为其产品线找出竞争优势。由于IBM本身具有一流的技术能力,合作伙伴与之保持同样的发展方向就自然增加了自身的竞争能力。

  (三)有利于降低原材料和外购件的采购价格

  由于供应商和制造商的密切合作以及规模经济效应,加之消除了采购过程中的一些浪费(如订货手续、装卸环节、检验手续等等),使得原材料和外购件的采购价格得以降低。例如生产感光化学制品的美国柯达公司,通过实施准时采购战略,使其采购物资的价格下降了20%以上。此外,推行准时采购战略,不仅缩短了交货时间,节省了采购过程中人力财力、物力的消耗,而且提高了企业的劳动生产率,增强了企业的适应能力。

  (四)资源的节约和效益的提高

  1.供应商同采购方建立了战略合作伙伴关系,双方基于以前签订的长期协议进行订单的下达和跟踪,不需要进行再次询价报价的过程。2.在同步供应链计划的协调下,制造计划、采购计划、供应计划能够同步进行,缩短了用户响应时间。3.采购物资直接进人制造部门,减少了采晌部门的库存占用和相关费用。4.进行了企业和供应商之间的外部协同,提高了供应商的应变能力。

  (五)保证供应链的协同运作,使企业真正实现柔性生产

  供应链环境下的采购模式与传统采殉模式的不同之处,双方都围绕订单运作,从而实现了准时化、同步化运作。要实现同步化运作,采购模式就必须是并行的,当采购部门产生一个订单时,供应商就开始着手物资的准备工作。与此同时,采购部门编制详细采购计划,制造部门也进行生产的准备工作。当采购部门将详细的采豹单提交给供应商时,供应商就能很快将物资在较短时间内交付给用户。当用户需求发生改变时,制造订单又驱动采助订单发生改变,就使准时采购提高了供应链的敏捷性和柔性。

  三 JIT采购模式实施方法

  从经验上来看,企业在实施采购时,大体可以遵从下面具体步骤:

  (一)制定计划确保价 采的有计划、有步骤的实施。企业要有针对性的制定采购策略,制定出具体的分阶段改进当前传统采购的措施,包括减少供应商的数量、供应商的评价、向供应商发放签证等内容。在这个过程中,企业要与供应商一起商定IJT采购的目标和有关措施,保持经常性的信息沟通。供应商的前期参与是保证JIT采购模式有效实施的前提条件,双方意识的一致有利于消除合作中的障碍从而减少采购的阻力。

  (二)创建准时化采购班组。专业化的高素质采购队伍对实施准时化采购至关重要,一流企业的专业采购人员有3项责任:寻找货源、商定价格、发展与供应商的协作关系并不断改进,专业化的高素质采购队伍对实施准时化采殉至关重要。JIT采购班组的作用,就是全面处理JIT有关事宜,制订JIT采购的操作规程,协调企业内部各有关部门的运作,协调企业与供应商之间的运作。准时化采助班组除了企业采购供应部门有关人员之外,还要有本企业以及供应商企业的生产管理人员、技术人员、搬运人员等共同组成,为此应成立两个小组:一个是专门处理供应商事务的组织。该组织的任务是认定和评估供应商的信誉、能力,或与供应商谈判签订准时化订货合同,向供应商发放免检签证等,同时要负责供应商的培训与教育。另一个班组是专门协调本企业各个部门的价采购操作,制定作业流程、指导和培训操作人员、进行操作检验、监督和评估,专门从事消除采购过程中的浪费现象。这些班组人员对JIT 采购的方法应有充分的了解和认识,必要时要进行培训。

  (三)精选少数供应商,建立伙伴关系。采用较少的供应商,甚至单源供应是JIT采购的重要特点,精选少数供应商,建立利益一致的战略联盟是供应商管理的主要任务。供应商和企业之间互利的伙伴关系,意味着双方充满了一种紧密合作、主动交流、相互信赖的和谐气氛,共同承担长期协作的义务。在这种关系的基础上,发展共同的目标,并分享共同的利益。企业可以选择少彝几个最佳供应商作为工作对象,抓住一切机会加强与他们之间的业务关系。

  选择供应商应从这几个方面考虑:产品质量、供货情况、应变能力、地理位置、企业规模、财务状况、技术能力、价格以及与其他供应商的可替代性等。

  (四)进行试点工作。风险存在于任何时候,它永远无法回避,这是市场经济的一个特点。但我们可以化解风险甚至将其降到最低。为降低邢采购实施的风险,企业可以先从某种产品、某条生产线或是某些特定原材料的试点开始,进行采购的试点工作。在试点过程中,取得企业各个部门的支持是很重要的,特别是生产部门的支持。通过试点总结经验,为正式的皿 采购实施打下基础。

  例如早在1998年初,神龙公司相关部门决定施行部分外协件的JIT采购,第一个被选为批量采购试点的外协件为汽车座椅。这是因为座椅供应商产品质量稳定,服务也较好。双方通过协商谈判,开始了价采购的运作。通过实施座椅采购,使座椅的平均库存水平同比降低卯%,减少了库存资金占用。在此基础上,神龙公司开始逐步扩大JIT 采购物资的范围,取得了明显的经济效益。

  (五)搞好供应商的培训,确定共同目标。准时化采购是供需双方共同的业务活动,单靠采购部门的努力是不够的,需要供应商的配合。只有供应商也对准时化采购的策略和运作方法有了认识和理解,才能获得供应商的支持和配合,因此需要对供应商进行教育培训。通过培训,大家取得一致的目标,相互之间就能够很好地协调做好采购的准时化工作。

  (六)向供应商颁发产品免检合格证书。准时化采购和传统的采购方式的不同之处在于买方不需要对采购产品进行比较多的检验手续。在实施JIT 采购策略时,核发免检证书是非常关键的一步。颁发免检证书的前提是供应商的产品的合格。为此,核发免检证书时,要求供应商提供最新的、正确的、完整的产品质量文件,包括设计蓝图、规格、检验程序以及其它必要的关键内容。经长期检验达到目标后,所有采购的物资就可以从卸货点直接运至生产线使用。

  (七)实现配合准时化生产的交货方式。实现配合节拍进度的交货方式,其目标是要实现这样的交货方式:当生产线正好需要某种物资时,该物资就到货并运至生产线,生产线拉动它所需的物资,并在制造产品时使用该物资。准时化采殉是一个不断完善和改进的过程,需要在实施过程中不断总结经验教训,从降低运输成本、提高交货的准确性和产品的质量、降低供应商库存等各个方面进行改进,不断提高准时化采购的运作绩效。

  总之,准时化采殉和准时化生产一样,它不但能够最好地满足用户需要,而且可以极大的消除库存、最大限度的消除浪费,从而极大的降低企业的采购成本和经营成本,提高企业的竞争力。正是因为rJ采助对于提高企业经济效益有着显著的效果,20世纪08年代以来,西方经济发达国家非常重视对JIT 采购的研究与应用,据资料统计,到目前为止绝大多数的美国企业已经开始全部或局部应用盯采购方法,并取得了良好的应用效果。由于实施JIT采购对企业的基础工作、人员素质、管理水平等要求较高,在我国实施川 采购方法的企业数量还不太多,主要集中在诸如汽车、电子等行业,应用水平也有待于进一步提高。作为一种先进的物资采购模式和管理方法,在我国的应用可以说也是大势所趋。因此,我们有必要在意识上了解JIT 采购的战略价值并结合企业的实际情况实施JIT 采购,从而提升企业核心竞争能力和参与全球化竞争的能力。

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